Votre quotidien
La fonction Missile Dynamics est une équipe d’environ 210 personnes, trois assistantes se partagent les activités de support aux équipes et travaillent de façon coordonnée et concertée. En particulier les assistantes se remplacent mutuellement en cas d’absence.
Environnement du poste :
- Majoritairement national
- Contacts ponctuels avec des assistantes et des personnels UK et IT.
Fournir l‘appui administratif, logistique, technique et documentaire aux managers :
- Gérer l‘agenda et par délégation les priorités.
- Organiser les réunions des chefs de département.
- Organiser les déplacements des managers.
- Tenir à jour des tableaux de bord des départements (ex : tableau des effectifs, suivi sous-traitance, trombinoscope, …)
Fournir un appui administratif et logistique à l’ensemble de l’équipe :
- Organiser les déplacements des membres de l’équipe
- Accueillir, informer et orienter les nouveaux arrivants, les visiteurs…
- Effectuer les achats courant nécessaires au fonctionnement de l‘entité et de ses laboratoires
- Élaborer, modifier, mettre en œuvre et appliquer les processus administratifs (accès en zone, DMI, congrès, demande de transport, fournitures de bureau, demandes de travaux...).
- Assurer le rôle de correspondant informatique en effectuant les demandes de matériels et logiciels usuels, les demandes de droits pour les outils informatiques. Maintenir à jour les données du parc matériel et identifier les besoins pour les futurs arrivants.
- Renseigner et accompagner les managers et les membres de l‘entité sur l‘ensemble des processus administratifs.
- Préparer les formalités nécessaires pour l’expédition de matériel (bordereau d’envoi, gestion des demandes auprès de la logistique)
- Assurer le suivi des équipements répertoriés dans la base métrologie
Seconder les managers :
- Prendre en charge l‘organisation d‘événement pour le compte du management : logistique, communication, visites, suivi des coûts…
- Assurer un rôle de conseil auprès des managers dans des domaines du type : sécurité industrielle, gestion des sous-traitants…
Assurer un rôle d‘interface et faciliter la communication à tous les niveaux, savoir initier des événements de convivialité pour renforcer la cohésion d’équipe